Sisäisen ja ulkoisen viestinnän yhdenmukaistaminen tarkoittaa sen varmistamista, että yrityksen sisäinen tarina vastaa tarinaa, jota kerrotte ulospäin. Nettisivut, esitteet, myyntiesitykset ja muut markkinointimateriaalit edustavat vain brändisi pintaa. Loppu on kiinni henkilöstöstä.

Ai mistä? Siitä, miten työntekijät puhuvat yrityksestäsi. Siitä, miten he kuvailevat sen arvoja. Miten he vastaavat päivittäin eteen tuleviin kysymyksiin.

Mutta jos sisäisten ja ulkoisten viestien välillä on ristiriita, asiakkaat hämmentyvät. He lukevat yhtä ja kuulevat saman tien toista. Mistä pääsemmekin ongelman ytimeen: hämmennys on myrkkyä luottamukselle.

Ja kun luottamusta ei ole… kukapa haluaisi käydä kauppaa tai tehdä yhteistyötä jonkun sellaisen kanssa, johon ei luota? Ei kukaan. Siksi sisäisen ja ulkoisen viestinnän yhdenmukaistaminen on niin tärkeää.

Entä miten selvität, onko sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä ristiriita? Se on onneksi helppoa. Olemme laatineet pikaoppaan, joka auttaa sinua havaitsemaan, ovatko viestinne linjassa. 👇

1. Valitse 3–5 kollegaa myynnistä ja/tai tuesta.
2. Kysy heiltä:
   • ”Mitä sellaista asiakkaat kysyvät, mitä he eivät kysyneet puoli vuotta sitten?”
   • ”Mitkä edut tai ominaisuudet saavat asiakkaat reagoimaan myönteisesti?”
   • ”Mitä vastaväitteitä kohtaat useimmiten – ja miten vastaat niihin?”
3. Kirjoita muistiin, mitä he sanovat.

JATKUVA YHTEENSOVITTAMINEN

Harjoitus 4: Laadi viestinnän pikaopas organisaatiotasi varten

TViestinnän pikaopas auttaa varmistamaan, että henkilöstö ajattelee viestinnästä samalla tavoin. Äläkä tyrmää ajatusta saman tien – nyt ei ole kyse piiitkistä ja tylsistä brändikäsikirjoista. Kaikkea muuta!

Viestinnän pikaopas on yksinkertainen työkalu, jota tiimisi voi käyttää päivittäin pitääkseen viestinnän johdonmukaisena. Koska se on lyhyt ja ytimekäs, se on myös aidosti käyttökelpoinen.

Viestinnän pikaopas voi koostua esimerkiksi seuraavista kohdista:

• Ydinviesti kiteytettynä yhteen lauseeseen
• Lyhyt hissipuhe
• 3–5 asiakkaalle tärkeintä etua
• Yksinkertainen termilista
• Päivitetyt tuote-, palvelu- tai ratkaisukuvaukset

Jaa opas koko tiimille ja käytä viitisen minuuttia sen läpikäymiseen kokouksessa. Pikaopas auttaa kaikkia kuvailemaan organisaatiotasi samalla tavalla – ilman tiukkaa käsikirjoitusta tai rajoituksia.

Vinkkejä oppaan ylläpitämiseen:

• Pidä opas yhden sivun mittaisena.
• Tallenna se paikkaan, josta kaikki löytävät sen (älä piilota sitä perimmäiseen kansioon).
• Päivitä opas aina, kun päivität materiaaleja tai painopisteitä.
• Hyödynnä sitä uusien kollegoiden perehdyttämisessä.

Harjoitus 5: Tee yhdenmukaistamisesta osa kuukausittaista työnkulkua

Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä (älä siis jätä sitä väliin). Sen avulla yhdenmukaistaminen muuttuu kertaprojektista jatkuvaksi rutiiniksi, mikä tekee johdonmukaisuuden varmistamisesta huomattavasti helpompaa.

Ota käyttöön nämä helpot kuukausittaiset rutiinit:

• Sisällytä tiimikokouksiisi viiden minuutin mittainen ”viestien synkronointi”.
• Kannusta tiimejä ilmoittamaan havaitsemistaan ristiriidoista saman tien.
• Kysy myyntiosastolta kerran kuukaudessa: ”Mitä asiakkaat ovat sanoneet viime aikoina?”
• Pidä kollegat ajan tasalla markkinointimateriaalien muutoksista.
• Tarkista joka kuukausi jokin materiaali sen sijaan, että tekisit tarkistuksia vuoden välein.

Nämä mikrorutiinit estävät pieniä poikkeamia paisumasta isoiksi epäjohdonmukaisuuksiksi – ja säästävät sinut pitkällä tähtäimellä suurelta työmäärältä.

Vahvista brändiäsi sisältä käsin

Tässä tuli muutamia konkreettisia käytännön vinkkejä sisäisen ja ulkoisen viestinnän yhtenäistämiseen.

Kun teet yhtenäistämisestä rutiinin, huomaat, miten helppoa se oikeastaan on. Sinun täytyy vain varmistaa, että kerrotte organisaation sisällä samaa tarinaa, jota kerrotte ulospäin. Asiakkaat kyllä tuntevat, kun tiimisi ja materiaalisi toistavat samaa viestiä.

Ja se jos mikä saa luottamuksen kasvamaan kohisten.